Dans le cycle de vie d’un employé au sein d’une entreprise, le processus d’onboarding, ou étape d’intégration, est souvent la principale étape mise en avant.
Malheureusement, il est fréquent que des salariés doivent également la quitter. Une étape toute aussi importante appelée offboarding.
Bien géré, cette étape permet de protéger les informations de l’entreprise, préserver les connaissances et maintenir une bonne réputation de cette dernière malgré le climat de départ du collaborateur. À l’inverse, un départ mal orchestré peut exposer l’entreprise à des risques comme la difussion, le partage, la suppression ou encore le vol de données.
Pour éviter cette situation, des actions techniques doivent être mises en place pour bloquer toutes tentatives d’actions malveillantes. En tant que prestataire informatique, Net4Business accompagne ses clients dans cette démarche. Découvrez comment.
Qu’est-ce que l’Offboarding ?
L’offboarding désigne l’ensemble des procédures et services déployés par une entreprise pour gérer et faciliter le départ d’un de ses employés, qu’il s’agisse d’un départ volontaire ou non.
Il va au-delà d’une simple liste de contrôle de sortie, englobant à la fois les aspects administratifs et les contraintes légales, tout en servant de facilitateur pour une transition en douceur entre les employés.
Cette phase est délicate pour les deux parties, et une gestion appropriée permet d’assurer que les connaissances et le travail produit par le salarié sortant ne se perdent pas tout en protégeant l’organisation sur le plan de la sécurité et de la conformité.
Pourquoi l’offboarding est une étape importante dans l’entreprise ?
Un salarié démissionnaire mécontant peut impacter durablement l’entreprise en quelques clics. C’est pourquoi il est essentiel de prendre des mesures pour anticiper ce type de comportement.
Réduisez les risques juridiques liés au départ d’un collaborateur
L’étape d’offboarding aide à réduire les risques juridiques liés au départ des collaborateurs. Lorsque celui-ci quitte l’entreprise, il est nécessaire de s’assurer que toutes les formalités légales sont respectées, notamment en ce qui concerne les clauses de confidentialité et la protection des informations clients. Cela implique de révoquer les accès de l’employé aux systèmes et aux données de l’entreprise. En veillant à ce que les informations sensibles restent sécurisées et que les anciens employés n’aient plus accès à ces données.
Il est également conseillé de faire signer une attestation de suppression de données au travers de laquelle le salarié déclare n’avoir gardé et avoir supprimé toutes données de l’entreprise hors de l’ordinateur professionnel, sur tout type de supports qu’ils soient matériels (clé USB, disque dur, CD-ROM) et immatériel (espace de stockage dans le cloud, messagerie électronique). Cette attestation permet à l’entreprise d’engager des recours légaux auprès du salarié en cas de manquement et cela plusieurs années après le départ de ce dernier.
Préservez les connaissances
La phase d’onboarding rime souvent avec handover. Le handover ou passation de connaissance permet de s’assurer que toutes les informations et réalisations issuent de projets dont le salarié avait la charge sont partagées et correctement documentées. Cette approche permet à l’entreprise de conserver les savoirs acquis, facilitant ainsi la transition pour le futur collaborateur au sein de l’équipe.
Maintenez une bonne réputation
Terminer la relation de travail en bons termes est toujours préférable. En traitant les employés sortans avec respect et en assurant une transition fluide, l’entreprise montre qu’elle valorise ses collaborateurs, même lorsqu’ils quittent l’organisation. Cela peut se traduire par des recommandations positives et une image de marque renforcée, tant auprès des anciens employés que des partenaires extérieurs.
Améliorez la rétention des talents au sein de votre organisaiton
Un processus d’offboarding bien géré démontre également le professionnalisme de l’entreprise et son engagement à respecter les normes éthiques. Les anciens employés qui ont une expérience positive lors de leur départ sont plus susceptibles de parler en bien de l’entreprise à leur réseau, ce qui peut attirer de nouveaux talents et renforcer les relations d’affaires. Il n’est pas rare de voir d’anciens salariés revenir dans leur entreprise d’origine après une brève absence. Comme le dit le proverbe : on sait ce que l’on quitte, on ne sait pas ce que l’on trouve.
Le prestataire informatique, un parternaire essentiel durant la phase d’offboarding
Réussir un offboarding est exigeant et demande une planification en amont et des ressources dédiées. Pour simplifier cette procédure, le département des ressources humaines peut faire appel à un prestataire informatique pour gérer ces différentes étapes.
Disposant d’une expertise, d’outils spécialisés et offrant un support continu, un prestataire informatique garantit que toutes les bonnes pratiques de sécurité sont appliquées et que les données sensibles et informations confidentielles soient protégées.
Sécurité et gestion des accès
À la réception de la demande du service des ressources humaines, le prestataire informatique révoque les accès utilisateur lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise. Disposant d’une vue d’ensemble des utilisateurs, ce dernier peut supprimer les accès aux comptes à privilèges et les accès distants (VPN, bureau à distance). Cette mesure empêche toute accès non autorisé à des fichiers et réduit les risques de sécurité liés aux oublis et erreurs de configuration.
Autre avantage, le prestataire informatique vous accompagne dans la gestion des comptes partagés en modifiant les mots de passe existants et en générant de nouveaux mots de passe répondant aux bonnes normes de sécurité. Si réaliser cette tâche en interne peut être chronophage et sujette à des erreurs, un prestataire informatique assure que tous les accès partagés soient correctement révoqués, minimisant ainsi les risques de sécurité.
Dernier point d’importance, l’accès à la messagerie de l’entreprise pour l’employé sortant doit également être révoqué. En désactivant le compte de messagerie, ils préviennent toute fuite d’informations sensibles. Attention cependant, l’accès au compte de messagerie ne peut être révoqué que le jour du départ effectif du salarié. Pour rappel, le compte de messagerie du collaborateur se doit également d’être supprimé après son départ comme le rappelle la CNIL.
Transfert de connaissances et documentation
En effectuant régulièrement des sauvegardes des données de l’entreprise, le prestataire informatique garantit que les données produites par l’employé seront conservées. Grâce à l’historisation, et dans le cas où le salarié démissionnaire supprime une partie des données auxquelles il a accès, le prestataire aurait la possibilité de récupérer les données altérées.
Retour des équipements
À réception des équipements du salarié (ordinateur, mobile, tablette), le prestataire informatique gère le retour, le nettoyage et le partage de l’équipement à un autre collaborateur.
Ce processus inclut la réinitialisation des appareils, la mise à jour des logiciels de sécurité et la configuration des paramètres nécessaires permettant d’offrir assurer une utilisation sûre à son nouveau propriétaire.
L’essentiel
Un offboarding bien géré permet de protéger les intérêts de l’entreprise, préserver les connaissances, et maintenir une bonne réputation. En tant que prestataire informatique reconnu, Net4Business accompagne les entreprises au quotidien avec des offres d’infogérance intégrant les phases d’onboarding et d’offboarding.
Pour ce faire, Net4Business apporte son expertise, couvrant des aspects tels que la révocation des accès utilisateurs et la sécurisation des équipements informatiques. Vous souhaitez en savoir plus ? Réservez dès maintenant un échange téléphonique avec l’un de nos experts.